Про роботу архівного відділу за 2019 рік.

Февраль 18th, 2020 Підсумки роботи архівного відділу

У 2019 році робота архівного відділу виконкому Павлоградської міської ради здійснювалася згідно плану розвитку архівної справи у м. Павлограді, відповідно чинного законодавства у сфері організації діловодства та архівного зберігання документів в органах місцевого самоврядування, державних органах, підприємствах, в установах і організаціях.

Протягом року приймали участь у засіданні колегії держархіву області, нарадах та заходах, які проводилися міською радою.

Вживалися заходи щодо забезпечення збереженості документів, що не входять до складу Національного архівного фонду підприємств, установ, організацій, що ліквідуються або реорганізуються. Документи постійного зберігання вчасно надходили на зберігання до архівного відділу.

3. Забезпечення збереженості документів НАФ.

У звітному періоді до архівного відділу надійшли 6 частин фондів, а саме, прийнято на зберігання:
— 17 справ документів особового складу ОВК ТВО № 36 з виборів Президента України 31 березня 2019 року та ОВК ОВО № 36 з виборів народних депутатів України 21 липня 2019 року;
— прийнято 104 справи документів постійного зберігання архівних фондів «Павлоградське медичне училище», «Відділ освіти Павлоградської міської ради» та «Відділ статистики у Павлоградському район» та
« Павлоградська міська рада та її виконавчий комітет».
Складено акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду виборчої документації Окружної виборчої комісії одномандатного виборчого округу № 36 м. Павлоград (позачергові вибори народних депутатів 26 жовтня 2014 року) та погоджено ЕПК обласного держархіву (протокол ЕПК № 13 від 26.11.2019).

Створення та розвиток науково-довідкового
апарату до документів НАФ.

Постійно доповнюються автоматизовані інформаційно-пошукові системи (списки фондів, відомості про документи з особового складу ліквідованих підприємств, установ, організацій, які знаходяться в зоні комплектування архівного відділу виконкому Павлоградської міської ради, перелік ліквідованих підприємств, документи яких не надходили на зберігання до відділу.
Проводиться каталогізація (складання переліку в електронному виді) управлінської документації архівного фонду «Павлоградська міська рада та її виконком» з найбільш запитуваних питань (присвоєння адреси, надання землі гаражним товариствам та інші).
Для впровадження в архіві електронного документообігу проведено підготовчу роботу. Для вирішення цього питання придбано безконтактний сканер на базі цифрової камери високого вирішення CZUR ET16 Plus.

4. Використання інформації документів НАФ

4.1. У звітному періоді в читальному залі працювали 11 користувачів (мешканці міста та представники суб’єктів господарювання міста) за тематикою : усиновлення й зміна прізвища, виділення земельних ділянок для користування суб’єктам господарювання, для будівництва житлових будинків та гаражів громадянам, щодо присвоєння назв вулицям міста та інші. Користувачам було надано для роботи 85 справ.
Кількість запитів соціально-правового характеру за 2019 рік склала 1317 , з них 1164 позитивних, з рекомендацією звернутися за місцем знаходження документів – 153, тематичних 461 запитів.
Кількісний показник запитів соціально-правового характеру складає:

З таблиці видно, що у 2019 році від громадян надходили запити переважно про заробітну плату. Кількість наданих довідок коливається відповідно надходженню документів на зберігання в архіві та по мірі змін, що відбуваються в Пенсійному законодавстві, що пов’язано з перерахунком нарахованої пенсії громадянам та з достроковим виходом на пенсію.
Всі запити виконуються безоплатно.
Архів працює в постійній взаємодії з Павлоградським відділом обслуговування громадян Головного управлінням Пенсійного фонду України у Дніпропетровської області. На протязі року з відділом контрольно- перевірної роботи Головного управління ПФУ проведено 7 зустрічних перевірок щодо відповідності наданих довідок даним архівних документів, якими було перевірено інформацію по 25 громадянам. Зауважень немає.

4.2. До відзначення пам’ятних дат та ювілеїв у 2019 році підготовлено 5 інформаційно-книжкових стендів, які розміщені у приміщенні архівного відділу (Українська революція 1917-1921 (Акт Злуки Української Народної Республіки і Західноукраїнської Народної Республіки), 205-річчя з дня народження Т.Г. Шевченка , 235-річниці заснування міста Павлограда та 75 річниці визволення України від німецько-фашистських загарбників створено інформаційні стенди «Павлоград – сторінки історії», «Старий Павлоград» та оновлено стенд «Визволення міста від фашистських загарбників», День пам’яті жертв голодомору).

Начальник відділу Л.В.Малюкова