ЗАТВЕРДЖЕНО
Рішення виконавчого комітету
міської ради
24.04.2024 № 524/0/3-24

РЕГЛАМЕНТ
роботи виконавчого комітету Павлоградської міської ради

1. Загальні положення

1.1. Виконавчий комітет Павлоградської міської ради (далі — виконавчий комітет) є виконавчим органом Павлоградської міської ради (далі – рада), який утворюється нею на строк її повноважень. Після закінчення повноважень ради, міського голови, виконавчий комітет здійснює свої повноваження до формування нового складу виконавчого комітету. Виконавчий комітет є підзвітним і підконтрольним Павлоградській міській раді, а з питань здійснення ним повноважень органів виконавчої влади – також підконтрольним відповідним органам виконавчої влади.
1.2. Регламент виконавчого комітету (далі – Регламент) є актом, який відповідно до Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» та інших законодавчих актів регулює організаційно-процедурні питання діяльності виконавчого комітету.
1.3. Основною формою роботи виконавчого комітету є його засідання, проведення яких здійснюється відповідно до плану роботи виконавчого комітету, що затверджується рішенням виконавчого комітету.
Засідання виконавчого комітету проводяться два рази на місяць (у другу і четверту середу кожного місяця). За необхідності скликаються позачергові засідання. Початок засідань виконавчого комітету о 13:00 год.
Засідання виконавчого комітету проводяться відкрито. В окремих випадках засідання виконавчого комітету може бути закритим. Рішення з цього питання приймається більшістю від складу присутніх членів виконавчого комітету. Проведення закритого засідання виконкому (закритого обговорення окремих питань) передбачає підготовку рішень з дотриманням установлених правил роботи з документами обмеженого доступу.
1.4. Засідання виконавчого комітету є правомочним, якщо в ньому бере участь більше половини членів виконавчого комітету від загального його складу.
Члени виконавчого комітету зобов’язані брати участь у його засіданнях. У разі, якщо з поважних причин член виконавчого комітету не має можливості взяти участь у засіданні, він про це заздалегідь повідомляє міського голову або керуючого справами виконавчого комітету. У разі відсутності члена виконкому без поважних причин більш ніж половини засідань виконкому протягом року, міський голова вносить пропозиції на розгляд ради про внесення змін до персонального складу виконавчого комітету.

1.5. На засіданні виконавчого комітету можуть бути присутні депутати ради, народні депутати України, керівники виконавчих органів ради, а, також, запрошені особи.
1.6. Повідомлення членів виконавчого комітету і доповідачів, співдоповідачів про дату, час і місце проведення засідання виконавчого комітету, завчасне ознайомлення їх з проєктами рішень здійснює загальний відділ. Присутність запрошених осіб на засіданні виконавчого комітету з розгляду основного питання забезпечують керівники відділів виконавчого комітету та виконавчих органів ради, відповідальні за підготовку зазначеного питання.
1.7. Засідання виконавчого комітету здійснюється відповідно до порядку денного, який формує загальний відділ за підписом міського голови.
Не пізніше як за 2 робочі дні до засідання, порядок денний та проєкти рішень надаються членам виконавчого комітету.
1.8. Відкриває і веде засідання виконавчого комітету міський голова, а у разі його відсутності з поважних причин, – посадова особа, яка здійснює його повноваження.
1.9. У процесі розгляду питань порядку денного з дозволу головуючого може проводитися обмін думками членів виконавчого комітету та запрошених.
1.10. На засіданні виконавчого комітету загальним відділом ведеться протокол.
1.11. Офіційним документом, який приймається на засіданні виконавчого комітету, є рішення, що має відповідні реквізити: віддруковане на бланку встановленого зразка, має реєстраційний номер, дату і підпис міського голови, а у разі його відсутності з поважних причин, – посадової особи, яка здійснює його повноваження.
2. Члени виконавчого комітету

2.1. Персональний склад виконавчого комітету затверджується радою за пропозицією міського голови. До виконавчого комітету за посадою входять, міський голова, секретар ради, заступники міського голови, керуючий справами виконавчого комітету, а, також, керівники відділів, управлінь та інших виконавчих органів ради, інші особи.
2.2. Члени виконавчого комітету мають право:
2.2.1. Не пізніше як за два робочі дні до засідання виконавчого комітету знайомитися з проєктами рішень, які розглядатимуться на його засіданні.
2.2.2. У процесі обговорення питань на засіданні виконавчого комітету:
— вносити пропозиції щодо порядку денного;
— отримувати від доповідачів роз’яснення;
— вносити пропозиції щодо змін та доповнень до проєктів рішень виконавчого комітету.

3. Планування роботи виконавчого комітету

3.1. Планування роботи виконавчого комітету є основою організаційного забезпечення виконання його функцій і здійснюється відповідно до плану роботи виконавчого комітету та щомісячного плану заходів, що проводяться радою та її виконавчим комітетом.
3.2. План роботи виконавчого комітету складається відділом організаційної роботи та взаємодії з громадськістю за пропозиціями заступників міського голови, керуючого справами виконавчого комітету, членів виконавчого комітету та керівників виконавчих органів ради на півріччя до 15 червня та 15 грудня поточного року й затверджується на засіданні виконавчого комітету.
3.3. План роботи виконавчого комітету містить такі розділи:
— перелік питань для обговорення на засіданнях виконкому;
— питання для розгляду на апаратних нарадах;
— перелік питань, з яких будуть видані розпорядження;
— періодичність проведення засідань виконкому, сесій міської ради, засідань комісій, рад при виконкомі;
— перелік загальних міських заходів;
— графік особистого прийому громадян керівництвом виконкому.
3.4. У плані роботи виконавчого комітету вказуються дата проведення засідання виконавчого комітету, питання, які виносяться на розгляд виконавчого комітету, та відповідальний за підготовку питання.
3.5. Зміни і доповнення до плану роботи виконавчого комітету можуть бути внесені тільки за рішенням виконавчого комітету.
3.6. План роботи виконавчого комітету не пізніше як у п’ятиденний строк після його затвердження надсилається виконавчим органам та виконавцям, зазначеним у плані.
3.7. Контроль за виконанням плану роботи виконавчого комітету здійснюється відділом організаційної роботи та взаємодії з громадськістю.
3.8. При розгляді плану роботи на наступне півріччя керуючий справами виконавчого комітету інформує виконком про виконання плану роботи за попереднє півріччя.
3.9. У виконавчому комітеті складається щомісячний план проведення основних організаційних заходів, який готується відділом організаційної роботи та взаємодії з громадськістю та подається на затвердження міському голові до 28 числа попереднього місяця.

4. Підготовка проєктів рішень

4.1. Рішення виконавчого комітету приймаються на виконання законів України, указів Президента України, постанов Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, рішень ради, а також відповідно до плану роботи виконавчого комітету, за пропозиціями виконавчих органів ради, постійних комісій ради, підприємств, установ, організацій та громадян. Проєкти рішень розробляються також за дорученнями міського голови або в ініціативному порядку заступниками міського голови в межах своєї компетенції, секретарем ради, керуючим справами виконавчого комітету.
4.2. Відповідальність за підготовку проєктів рішень, довідок та інших матеріалів на засідання виконавчого комітету покладається на заступників міського голови, секретаря міської ради, керуючого справами виконавчого комітету, керівників відділів та управлінь виконкому та міської ради.

4.3. Згідно з вимогами Закону України «Про доступ до публічної інформації» проєкти рішень виконавчого комітету оприлюднюються тими структурними підрозділами, які їх підготували не пізніш як за 10 робочих днів до дати їх розгляду виконавчим комітетом на офіційному сайті Павлоградської міської ради в мережі Інтернет і знаходяться там до прийняття щодо них рішень виконавчим комітетом.
4.4. Розробка та розгляд виконавчим комітетом проєктів регуляторних актів у сфері господарської діяльності здійснюються в установленому цим Регламентом порядку з обов’язковим дотриманням процедури, визначеної Законом України «Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності».
Висновок щодо дотримання розробником регуляторного акта процедури, визначеної Законом України «Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності», надається уповноваженим відділом, за встановленою формою з відповідним відображенням в аркуші ознайомлення з проєктом регуляторного акта.
Строк, протягом якого розглядається проєкт регуляторного акта на відповідність дотримання вимог вказаного Закону, становить десять календарних днів.
У разі непогодження проєкту регуляторного акта у зв’язку із порушенням розробником даного регуляторного акта регуляторної процедури, визначеної чинним законодавством України, аркуш погодження з проєктом регуляторного акта вищевказаним уповноваженим відділом підписується із зауваженнями, про що додається відповідний висновок у письмовій формі. Проєкт регуляторного акта повертається розробнику на доопрацювання.
У разі погодження проєкту регуляторного акта надається відповідний висновок у письмовій формі.
Забороняється винесення на розгляд виконавчого комітету проєкту регуляторного акта, якщо наявна хоча б одна з таких обставин:
— відсутній аналіз регуляторного впливу;
— проєкт регуляторного акта не був оприлюднений або оприлюднений з порушеннями ст.ст. 9, 13 Закону України «Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності»;
— відсутній позитивний висновок виконавчого органу ради, до повноважень якого входить здійснення контролю за реалізацією органами місцевого самоврядування Закону України «Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності».
4.5. Проєкти рішень виконавчого комітету надаються до юридичного відділу не пізніше ніж за 10 днів до їх розгляду на засіданні виконавчого комітету, перевірка проєктів рішень здійснюється протягом трьох робочих днів, виключенням зі строків становить погодження проєктів рішень з соціальних та житлових питань.
Проєкти рішень виконавчого комітету та інші матеріали, що планується винести на розгляд виконавчого комітету, подаються виконавцями до загального відділу в друкованій та електронній формі не пізніше як за 4 робочі дні до їх розгляду на засіданні виконавчого комітету, крім випадків термінового розгляду питань.
4.6. Рішення повинні мати заголовки, що коротко і точно відображають їхній зміст, констатуючу і розпорядчу частину, можуть мати додатки.
У констатуючій частині зазначається підстава, обґрунтування та мета складення документа.
У розпорядчій частині вміщуються висновки, пропозиції, рішення, прохання, конкретні змістовні заходи з усунення зазначених недоліків та виконання поставлених завдань, терміни виконання, відповідальні виконавці та на кого покладено контроль за виконанням рішення в цілому, обумовлюються форми та шляхи контролю (терміни подачі проміжної, підсумкової інформацій).
4.7. Проєкти рішень повинні бути короткими і не перевищувати в обсязі, як правило, 2-3 друковані сторінки, довідки – 4 друковані сторінки. До них додаються: коротка довідка по суті питання (у разі потреби), список запрошених осіб, перелік адресатів, яким необхідно буде надіслати рішення, та необхідні документи, передбачені законодавством.
4.8. Зауваження і пропозиції до проєкту рішення виконкому викладаються на листі зауважень щодо проєкту рішення виконкому, про що на проєкті робиться відповідна відмітка. У разі наявності розбіжностей стосовно проєкту рішення виконкому керівник виконавчого органу, який вносить проєкт, повинен забезпечити їх обговорення із зацікавленими особами з метою прийняття взаємоприйнятного рішення.
4.9. Проєкт рішення виконавчого комітету обов’язково погоджують:
— керуючий справами виконавчого комітету;
— заступники міського голови, секретар міської ради (відповідно до розподілу обов’язків);
— керівник виконавчого органу ради, який готує питання;
— інші керівники виконавчих органів міської ради – якщо питання відносяться до їхньої компетенції;
— керівник юридичного відділу виконавчого комітету або галузевий юрист з питань, що відносяться до компетенції конкретного виконавчого органу ради.
Питання, пов’язані з виконанням бюджету і соціально-економічним розвитком міста, в обов’язковому порядку погоджуються з фінансовим управлінням та відділом економіки.
4.10. Візи містяться на останній сторінці проєкту рішення.
Візування проєктів рішень посадовими особами здійснюється протягом одного робочого дня.
Візування юридичним відділом здійснюється протягом трьох робочих днів.
Відповідальність за погодження проєктів рішень виконкому з усіма зацікавленими особами та службами покладається на керівників виконавчих органів міської ради, що готують зазначені проєкти.
Керівник виконавчого органу міської ради, що підготував проєкт рішення, візує кожну сторінку тексту рішення та додатків до нього у лівому нижньому куті на зворотному боці.
4.11. До проєктів рішень виконавчого комітету, що надаються до загального відділу, додається перелік документів в повному обсязі із зазначенням відповідального за підготовку цього рішення.

Разом з паперовим проєктом рішення виконавчого комітету надається й електронний носій з текстом цього документа. Відповідальність за ідентичність текстів рішень виконавчого комітету на паперових й електронних носіях несуть виконавці.
Проєкти рішень, які подані не в строки, включаються до порядку денного засідання виконавчого комітету тільки з дозволу міського голови (у разі його відсутності з поважних причин – посадової особи, яка здійснює його повноваження) безпосередньо на засіданні виконавчого комітету.
4.12. Проєкти рішень, що вимагають оперативного вирішення, з дозволу міського голови, а в разі його відсутності з поважних причин, – посадової особи, яка здійснює його повноваження, можуть бути прийняті в робочому порядку шляхом 100-відсоткового опитування членів виконавчого комітету за умови їхнього погодження не менше ніж двома третинами членів виконавчого комітету від загального його складу.
4.13. Проєкт рішення про внесення змін та доповнень до прийнятого рішення виконкому готує той виконавчий орган, який підготував проект рішення, до якого вносяться зміни чи доповнення.
4.14. У разі ліквідації (реорганізації) виконавчого органу, який готував проєкт рішення, підготовку проєкту рішення про внесення змін чи доповнень до прийнятого рішення, здійснює його правонаступник або виконавчий орган, до повноважень якого віднесено вирішення такого питання.
4.15. За оприлюднення проєктів рішень виконкому у будь-який спосіб, передбачений законодавством, несуть відповідальність особи, що підготували проєкт.
4.16. Загальний відділ виконкому забезпечує розміщення на офіційному сайті Павлоградської міської ради прийнятих рішень виконкому відповідно до реєстру на розсилку.

5. Порядок скликання та проведення засідання виконавчого комітету

5.1. Засідання виконавчого комітету скликаються відповідно міським головою, а в разі його відсутності чи неможливості здійснення ним цієї функції — заступником міського голови в міру необхідності, але не рідше одного разу на місяць, і є правомочними, якщо в них бере участь більше половини від загального складу виконавчого комітету.
5.2. Проєкт порядку денного засідання виконавчого комітету формується загальним відділом, до якого включаються проєкти рішень виконавчого комітету.
Порядок денний засідання виконавчого комітету, в якому відведено час на розгляд кожного питання, доповідачі та співдоповідачі з кожного окремого питання, затверджується виконавчим комітетом на початку засідання.
5.3. Регламент засідання виконкому:
1) початок засідання о 13 годині 00 хвилин (у разі необхідності встановлюється інший час);
2) для доповіді з планового питання порядку денного – до 20 хвилин;
3) для співдоповіді — до 10 хвилин;
4) для виступу в обговоренні – до 5 хвилин.
Включення або виключення питань із порядку денного, наданого на розгляд виконкому, відбувається шляхом прийняття рішення більшістю голосів від загального складу членів виконавчого комітету.
5.4. Про кожне засідання виконкому складається протокол. Протокол засідання виконкому друкується на бланку виконкому міської ради і підписується головуючим та керуючим справами виконкому.
Протокол засідання виконкому складається загальним відділом виконкому не пізніше 10-го дня після проведення засідання та візується начальником відділу.
5.5. Якщо рішення прийнято не одноголосно, результати поіменного голосування вносяться до протоколу.

5-1. Особливості організації та проведення засідань виконавчого комітету в умовах надзвичайних ситуацій та/або воєнного стану

5-1.1. В умовах запровадження воєнного стану, виникнення надзвичайної ситуації або надзвичайного стану, що створюють загрозу життю і здоров’ю значних верств населення та введення такого стану, відповідно до законодавства на всій території України або окремих територіях, засідання виконавчого комітету можуть проводитися в режимі відеоконференції/аудіо конференцій.
5-1.2. До порядку денного дистанційних засідань можуть включатися питання, щодо невідкладного внесення змін до місцевого бюджету, щодо невідкладних робіт з ліквідації наслідків надзвичайних ситуацій або як найшвидшої ліквідації особливо тяжких наслідків надзвичайних ситуацій, спричинених бойовими діями, іншими обставинами в умовах воєнного стану, спалахами епідемій та пандемій чи реалізації повноважень, пов’язаних з такими обставинами, будь-які інші питання підготовлені відділами виконкому та виконавчими органами ради, процедурні питання.
5-1.3. Рішення про дистанційне засідання доводиться до відома членів виконавчого комітету і населення не пізніш як за 24 години до його початку із зазначенням порядку денного та порядку відкритого доступу до трансляції дистанційного засідання членів виконкому. Рішення про дистанційне засідання розміщується на офіційному сайті ради з одночасним направленням цієї інформації та проєктів актів з супровідними документами на офіційну електронну адресу членів виконавчого комітету. Запис дистанційного засідання є невід’ємною частиною протоколу засідання виконавчого комітету.
5-1.4. Організація дистанційних засідань покладається на загальний відділ виконкому.
5-1.5. Порядок проведення дистанційних засідань повинен забезпечувати: — можливість реалізації прав членів виконавчого комітету, ідентифікацію особи, яка бере участь у засіданні колегіального органу; встановлення та фіксацію результатів голосування стосовно кожного питання.
5-1.6. Черговість голосування проходить в алфавітному порядку кожним окремим членом виконавчого комітету після оголошення початку голосування та прізвища. Голосування на засіданні, що проводиться у режимі відеоконференції, здійснюється членами виконкому особисто і відкрито шляхом підняття рук та висловлення своєї позиції «за», «проти» чи «утримався».
5-1.7. Підрахунок голосів під час голосування на засіданні, що проводиться у режимі відеоконференції, здійснюється головуючим на засіданні.
5-1.8. На засіданні виконавчого комітету, що проводиться у режимі відеоконференції, ведеться протокол засідання. Аудіо/відео запис засідання є невід’ємною частиною протоколу.
5-1.9. Протокол проведеного у режимі відеоконференції засідання виконкому оформлюється у паперовому вигляді відповідно до загальних правил, а у разі відсутності такої можливості — протягом 10 робочих днів з дня завершення періоду, запровадженого надзвичайного стану чи надзвичайної ситуації.

6. Прийняття рішень

6.1. З усіх питань порядку денного з урахуванням змін і доповнень до проєктів, що виникли в процесі обговорення на засіданні, виконавчий комітет приймає рішення. Рішення виконкому приймається відкритим голосуванням більшістю голосів від загального складу виконавчого комітету. Рішення виконкому підписуються головуючим. Додатки до рішень підписуються керівником виконавчого органу, який підготував проєкт рішення виконкому.
6.2. Рішення виконавчого комітету можуть прийматися без обговорення, якщо до проєкту рішення не надійшло зауважень, і на цьому не наполягає ніхто із членів виконавчого комітету.
6.3. Рішення можуть прийматися у ході засідання блоками згідно з Порядком денним, де блоки складаються по доповідачах (посадові особи, що підготували проєкти). Вносити пропозиції щодо зняття проєктів рішень з Порядку денного засідання виконкому можуть тільки члени виконкому.
6.4. Рішення, прийняті з урахуванням висловлених у ході обговорення зауважень, протягом трьох днів після засідання виконавчого комітету, крім рішень, для яких виконавчий комітет установив інший термін, доопрацьовуються виконавцями та передаються до загального відділу, який надає їх на підпис міському голові, а в разі його відсутності з поважних причин, – посадовій особі, яка здійснює його повноваження.
6.5. У разі незгоди міського голови з рішенням виконавчого комітету, він може зупинити його дію своїм розпорядженням та винести це питання на розгляд ради.
6.6. У випадку, якщо рішення виконкому не прийнято, про це робиться відповідний запис у протоколі засідання виконкому. В такому випадку може бути прийняте рішення про відмову або направлення рішення на доопрацювання. Про результати розгляду проєкту рішення виконкому зацікавлених осіб інформує письмово той структурний підрозділ виконкому або міської ради, що підготував зазначений проєкт.
Доопрацьовані рішення будуть включені до Порядку денного наступного засідання виконкому
6.7 Рішення виконкому підписуються головуючим. Додатки до рішень підписуються керівником виконавчого органу, який підготував проєкт рішення виконкому.

6.8. Підписані рішення реєструються загальним відділом шляхом присвоєння порядкового реєстраційного номера. Порядкова нумерація рішень здійснюється в межах календарного року, починаючи з початку року. Датою реєстрації рішення виконавчого комітету є дата його прийняття. Дата і номер рішення зазначаються у визначеному на бланку місці.
6.9. Розсилка копій рішень виконавчого комітету забезпечується загальним відділом в 5-денний термін. При цьому, необхідна кількість примірників (завірені копії або електронна версія) повинна бути направлена загальним відділом, згідно з переліком розсилки, наданим посадовою особою, яка підготувала проєкт рішення виконкому. Копії вищевказаних рішень завіряються печаткою загального відділу.
Копії рішень виконкому повідомного та інформаційного характеру, відтворені за допомогою копіювально-розмножувальної техніки, для розсилки виконавчим органам міської ради та керівництву міської ради печаткою не завіряються.
6.10. Виготовлення витягів з рішень здійснюють виконавці зазначених актів, проставляючи при цьому підпис на зворотному боці витягу, крім витягів, що виготовляються загальним відділом на виконання запитів фізичних та юридичних осіб, а також правоохоронних органів. Відповідальність за відповідність витягу оригіналу рішення несе виконавець.
Засвідчення витягів здійснює загальний відділ шляхом проставляння штампа «Згідно з оригіналом», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує витяг, її власне ім’я та прізвище і проставляється нижче реквізиту документа «Підпис», а також скріплюється печаткою загального відділу.
6.11. Контроль за виконанням рішень здійснюється зазначеними в них посадовими особами, а облік рішень, аналіз повноти їхнього виконання, підготовка аналітичних інформацій щодо реалізації рішень за звітний період тощо забезпечується загальним відділом.
6.12. Доручення виконавчого комітету оформлюються протокольно загальним відділом, доведення та збирання інформації, контроль за дотриманням встановлених термінів, а також продовження контрольних термінів, здійснюється загальним відділом.
6.13. Протоколювання, організаційне, технічне та господарське забезпечення засідань виконавчого комітету здійснюють відповідні виконавчі органи ради.
6.14. Загальним відділом виконкому ведеться поточний архів (п’ять років) рішень виконкому.

7. Скасування рішень виконавчого комітету та внесення змін

7.1. Рішення виконавчого комітету з питань, що віднесені до власної компетенції виконавчих органів ради, можуть бути скасовані виконавчим комітетом або міською радою.
7.2. Рішення виконавчого комітету з мотивів невідповідності Конституції або законам України визнаються незаконними з ініціативи зацікавлених осіб судом загальної юрисдикції, тобто в судовому порядку.
7.3. Виконавчий комітет має право на зміну та скасування власних рішень. якщо право випливає із конституційного повноваження самостійно вирішувати питання місцевого значення, шляхом прийняття рішень, що є обов’язковими до виконання на відповідній території (нормативно-правові акти), оскільки вони є суб’єктами правотворчості, яка передбачає право формування приписів, їх зміну, доповнення чи скасування.
7.4. Виконавчий комітет є відповідальним за свою діяльність перед юридичними і фізичними особами. Таким чином, виконавчий комітет не може скасовувати свої попередні рішення, вносити до них зміни, якщо відповідно до приписів цих рішень виникли правовідносини, пов’язані з реалізацією певних суб’єктивних прав та охоронюваних законом інтересів, і суб’єкти цих правовідносин заперечують проти їх зміни чи припинення. Це є гарантією стабільності суспільних відносин між виконкомом і громадянами, породжуючи у громадян впевненість у тому, що їхнє існуюче становище не буде погіршене прийняттям більш пізнього рішення.
Ненормативні правові акти виконавчого комітету є актами одноразового застосування, вичерпують свою дію фактом їхнього виконання, тому вони не можуть бути скасовані чи змінені виконавчим комітетом після їх виконання.
7.5. Виконавчі органи міської ради, які готують проєкти рішень про внесення змін, доповнень чи втрату чинності рішення виконкому, накопичують у себе дані про зміни, доповнення чи втрату чинності за весь період. У разі ліквідації (реорганізації) виконавчих органів – їх правонаступники або виконавчі органи, до повноваження яких віднесено вирішення таких питань.

Головний спеціаліст
юридичного відділу Сніжана СНЄГИРЬОВА