Про роботу архівного відділу за 2020 рік.

Март 30th, 2021 Підсумки роботи архівного відділу

У 2020 році робота архівного відділу виконкому Павлоградської міської ради здійснювалася згідно плану розвитку архівної справи у м. Павлограді, відповідно чинного законодавства у сфері організації діловодства та архівного зберігання документів в органах місцевого самоврядування, державних органах, підприємствах, в установах і організаціях.
Протягом року приймали участь у засіданні колегії держархіву області, нарадах та заходах, які проводилися міською радою.
Вживалися заходи щодо забезпечення збереженості документів, що не входять до складу Національного архівного фонду підприємств, установ, організацій, що ліквідуються або реорганізуються.

3. Забезпечення збереженості документів НАФ.

Здійснено ремонт документів у фонді “ВАТ «Павлоградський верстатозавод» у кількості 50 справ;
На виконання завдань, передбачених Програмою здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів Національного архівного фонду на 2020-2024 роки, з метою посилення контролю за дотриманням нормативних термінів періодичності перевіряння наявності документів проведено перевіряння наявності документів у кількості 52 одиниць зберігання у фонді «Школа-інтернат №1».
У звітному періоді до архівного відділу надійшли 2 фонди, 3 частини фондів, а саме: прийнято 61 справу документів особового складу ліквідованих суб’єктів господарювання (ПП «САЛГІР», ПП «ЮРИДИЧНА КОМПАНІЯ»), прийнято 342 справи документів постійного зберігання архівних фондів «Павлоградська міська рада та її виконавчий комітет», «Відділ по обліку комунального майна та житлової площі Павлоградської міської ради» та «Павлоградська міська організація Профспілки працівників освіти і науки України».
За звітній період проведена консультативна робота та надана допомога 5 установам органів державної влади та місцевого самоврядування в упорядкуванні та описуванні управлінської документації постійного зберігання, документів з кадрових питань (особового складу), складанні актів про вилучення для знищення документів не віднесених до НАФ, та номенклатури справ (Павлоградська міська організація Профспілки працівників освіти і науки України, Павлоградський міськрайонний суд Дніпропетровської області, Відділ культури Павлоградської міської ради, Павлоградська міська рада та її виконком, Управління державної Казначейської служби України м. Павлограда Дніпропетровської області). Опрацьовані документи були направлені для погодження ЕПК державного обласного архіву.
Продовжується роз’яснювальна робота щодо упорядкування та описування документів ПрАТ «ДТЕК «ПАВЛОГРАДВУГІЛЛЯ».
Павлоградській міській територіальній виборчій комісії Павлоградського району Дніпропетровської області була надана допомого в проведенні упорядкування та описування виборчої документації місцевих виборів 25 жовтня 2020 року.

Створення та розвиток науково-довідкового
апарату до документів НАФ.

Постійно доповнюються автоматизовані інформаційно-пошукові системи (списки фондів, відомості про документи з особового складу ліквідованих підприємств, установ, організацій, які знаходяться в зоні комплектування архівного відділу виконкому Павлоградської міської ради, перелік ліквідованих підприємств, документи яких не надходили на зберігання до відділу.
Проводиться каталогізація (складання переліку в електронному виді) управлінської документації архівного фонду «Павлоградська міська рада та її виконком» з найбільш запитуваних питань (присвоєння адреси, надання землі гаражним товариствам та інші).

4. Використання інформації документів НАФ

4.1. Мешканці міста та представники суб’єктів господарювання постійно звертаються до архіву з метою пошуку документів за різною тематикою, наприклад: усиновлення й зміна прізвища, призначення опікуна, надання земельних ділянок в користування або під будівницво, щодо містечка модульного типа та інше. Користувачам було надано для роботи 97 справ.
Кількість запитів соціально-правового характеру склала 1148 , з них 969 позитивних, з рекомендацією звернутися за місцем знаходження документів – 179, тематичних 441 запитів.
Кількісний показник запитів соціально-правового характеру складає:

Всі запити виконуються безоплатно.
Архів працює в постійній взаємодії з Павлоградським відділом обслуговування громадян Головного управлінням Пенсійного фонду України у Дніпропетровської області. На протязі року з відділом контрольно- перевірної роботи Головного управління ПФУ у Дніпропетровській області проведено 27 зустрічних перевірок щодо відповідності наданих довідок даним архівних документів, якими було перевірено інформацію по 56 громадянам. Зауважень немає.

4.2. За звітний період, на виконання п. 1.4. рішення колегії Державного архіву Дніпропетровської області, архівним відділом Павлоградської міської ради оновлено стенд з використанням документів і фотоматеріалів, присвячених знаковим подіям та визначним постатям Української революції 1917-1921 років (використано 10копій фотодокументів).
20 лютого 2020 року створено інформаційний стенд
«Небесна Сотня. Герої не вмирають».
На виконання п. 3.2 плану роботи у 2020 році, з нагоди відзначення
125-річниці з дня народження Максима Рильського підготовлено інформаційний стенд з використанням документів і фотоматеріалів, в яких розповідається про життєвий шлях та творчу діяльність видатного діяча.
До 75 річниці перемоги над нацизмом у Другій світовій війні підготовлено інформаційний стенд з використанням фотоматеріалів визначних подій визволення від німецько-фашистських загарбників.

Начальник відділу Л.В.Малюкова