Про роботу архівного відділу за 2023 рік.

28 февраля, 2024 Підсумки роботи архівного відділу

У 2023 році робота архівного відділу виконкому Павлоградської міської ради здійснювалася згідно плану розвитку архівної справи у м. Павлограді, відповідно чинного законодавства у сфері організації діловодства та архівного зберігання документів в органах місцевого самоврядування, державних органах, підприємствах, в установах і організаціях.
Протягом року прийняли участь у 2-х Zoom-засіданнях колегії держархіву області (в січні та в липні).
Застосовувалися заходи щодо забезпечення збереженості документів, що не входять до складу Національного архівного фонду підприємств, установ, організацій, що ліквідуються або реорганізуються.

1. Забезпечення збереженості та державний облік
документів НАФ.
В поточному році продовжена робота щодо ремонту документів у фонді “ВАТ «Павлоградський верстатозавод» у кількості 50 справ.
На виконання завдань, передбачених Програмою здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів Національного архівного фонду на 2020-2024 роки, з метою посилення контролю за дотриманням нормативних термінів періодичності перевіряння наявності документів проведено перевіряння наявності документів у кількості 81 одиниці зберігання у фонді
№ 273 «Міський комітет профспілки медпрацівників».
У звітному періоді проведено науково-технічне опрацювання документів постійного терміну зберігання архівного фонду «Павлоградська міська рада та її виконавчий комітет» та направлено їх на погодження ЕПК облдержархіву.
До архівного відділу за 2023 рік надійшли:
— на постійне зберігання — частина архівного фонду Павлоградської міської ради у кількості 202 одиниць зберігання;
— на довгострокове зберігання надійшли документи з кадрових питань (особового складу) 4 фондів ліквідованих суб’єктів господарювання у кількості 66 одиниці зберігання.

У 2023 році проводилась консультативна робота з організації діловодства та надана допомога 4 установам органів державної влади та місцевого самоврядування щодо науково-технічного опрацювання документації постійного зберігання, документів з кадрових питань (особового складу), складанні актів про вилучення для знищення документів, не віднесених до НАФ, та номенклатури справ (Управління комунального господарства та будівництва, Фінансове управління, Павлоградський медичний коледж, Служба у справах дітей, Павлоградський міськрайонний суд, ПрАТ «ДТЕК «ПАВЛОГРАДВУГІЛЛЯ» , Павлоградський міськрайонний центр зайнятості та інші)
За 2023 рік проведено 12 засідань Експертної комісії архівного відділу.
Також в поточному році проведені заходи щодо отримання коробок для картонування архівних документів у кількості 50 шт, та проведені заходи щодо технічного огляду 13 вогнегасників.

2. Використання інформації документів НАФ.
У звітному періоді у відділі були розміщені інформаційні стенди з використанням копій документів і фотоматеріалів, присвячених до Дня Соборності України, Дня пам’яті Героїв Небесної Сотні, Дня Конституціїі, Дня Незалежності та до Дня вшанування пам’яті загиблих захисників.
Кількість запитів на отримання довідок та копій документів за 2023 рік склала 733 запити, з них тематичних — 224, соціально-правового характеру – 461, майнових — 48; з них з позитивним розглядом — 653, з рекомендацією звернутися за місцем знаходження документів – 80.
Кількість виданих довідок склала 788 шт.
Тематика запитів соціально-правового характеру, що переважала у звітному році.

З таблиці видно, що у 2023 році від громадян надходили запити переважно про нарахування заробітної плати та підтвердження стажу роботи.
На повноту реалізації покладених на архівний відділ завдань 100-відсотково вплинуло агресивне вторгнення країни-агресора.
Кількісний показник запитів соціально-правового характеру у 2023 році (733 запити) у порівнянні до 2022 року (931 запит) складає 78,7%.
На зменшення запитів посприяло те, що з введенням воєнного стану в Україні та на період війни Росії проти України, за рекомендацією Міністерства закордонних справ України (лист МЗС від 13.04.2022 р. № 660/15-110-25499) та листів Державної архівної служби України від 02.03.2022 р. №1087/2.03-14/0, від 14.04.2022 р. № 1419/2.03-14/0 було припинено розгляд нових та опрацювання усіх запитів фізичних та юридичних осіб, що надійшли на адресу архіву від країни агресора РФ та країни пособника агресії – Білорусь. Пенсійний фонд України теж припинив роботу з цього питання.

У поточному році разом зі спеціалістами Павлоградського відділу контрольно-перевірочної роботи №4 управління контрольно-перевірочної роботи Головного управління Пенсійного фонду України в Дніпропетровській області відпрацьовано 99 зустрічних перевірок щодо видачі архівним відділом довідок для нарахування пенсійного забезпечення 158 громадянам (у 2022 році 96 перевірок щодо 150 громадян). Основна кількість довідок включала великі періоди роботи громадян по 20-30 років.

Працівники архівного відділу виконкому Павлоградської міської ради з моменту збройного нападу країни-агресора на Україну були задіяні в роботі на таких напрямках, як допомога в організації роботи гуманітарного центру щодо надання допомоги тимчасово переміщеним особам (ТПО), надання допомоги управлінню соціального захисту населення щодо організації процесу видачі продуктів харчування ТПО та засобів особистої гігієни при підтримці УВКБ ООН гуманітарна місія «ПРОЛІСКА» Дніпро». Також були долучені до організаційних заходів щодо надання допомоги громадянам міста, які потерпіли від ракетних прильотів.

За період діяльності архівного відділу не надходило жодного нарікання на те, що порушуються конституційні права громадян на отримання інформації соціально-правового характеру.

Начальник відділу Лариса МАЛЮКОВА