Про роботу архівного відділу за 2024 рік.

13 марта, 2025 Підсумки роботи архівного відділу

У 2024 році прийняли участь у 2-х Zoom-засіданнях колегії держархіву області (в січні – за підсумками роботи у 2023 році та в липні – з питань проведення експертизи цінності та описування документів НАФ та з кадрових питань (особового складу)).

1. Забезпечення збереженості та державний облік
документів НАФ.
В поточному році продовжена робота щодо ремонту документів у фонді “ВАТ «Павлоградський верстатозавод» у кількості 50 справ.
На виконання завдань, передбачених Програмою здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів Національного архівного фонду на 2020-2024 роки, з метою посилення контролю за дотриманням нормативних термінів періодичності перевіряння наявності документів проведено перевіряння наявності документів у кількості 67 одиниць зберігання за період 1976-1983 роки у фонді № 288 «Міський торговий відділ».
У звітному періоді до архівного відділу надійшли:
— на постійне зберігання частина архівного фонду «Фінансове управління Павлоградської міської ради» у кількості 40 одиниць зберігання та частина архівного фонду «Павлоградський фаховий медичний коледж» ДОР» у кількості 34 одиниць зберігання;
— на довгострокове зберігання надійшло 3 фонди ліквідованих суб’єктів господарювання у кількості 190 одиниці зберігання.
У звітному періоді спеціалістам Відділу культури Павлоградської міської ради та Павлоградського медичного коледжу надавалась допомога у проведенні науково-технічного опрацювання документів постійного терміну зберігання та направлені їх описів та актів на вилучення для знищення документів, не віднесених до НАФ, на погодження ЕПК облдержархіву.
У 2024 році проводилась консультативна робота з організації діловодства та надана допомога 29 суб’єктам господарювання різних форм власності щодо науково-технічного опрацювання документації постійного зберігання, документів з кадрових питань (особового складу), складанні актів про вилучення для знищення документів, не віднесених до НАФ, та номенклатури справ (Управління комунального господарства та будівництва, Фінансове управління, Павлоградський медичний коледж, Служба у справах дітей, Павлоградський міськрайонний суд, ПрАТ «ДТЕК «ПАВЛОГРАДВУГІЛЛЯ», Відділ культури, Центр надання соціально-психологічних послуг, Центр соціальної допомоги дітей «Моя родина», Павлоградський фаховий коледж Національного технічного університету «Дніпровська політехніка» та інші)
За 2024 рік проведено 10 засідань Експертної комісії архівного відділу.
Також у 2024 році, за вказівкою облдержархіву, проведено роботу по оновленню Збірника «Архівні установи Дніпропетровської області».

2. Зміцнення матеріально-технічної бази архівів з метою покращення зберігання документів НАФ та прискорення їхнього оцифрування.

Оцифрування документів НАФ розпочали з оцифрування описів справ постійного зберігання архівного фонду «Павлоградська міська рада та її виконком» (оцифровано 17 описів, 279 сторінок, 22747087 байт). Створили базу даних (таблиця) оцифрованих описів по періодам описування.
Також ведуться бази даних, які розміщено на офіційному сайті Павлоградської міської ради:
— Переліки документів ліквідованих суб’єктів господарювання, що зберігаються в архівному відділі;
— Відомості про місцезнаходження документів ліквідованих (реорганізованих) суб’єктів господарювання.
Також складено базу даних стосовно прийнятих рішень сесій та виконкому Павлоградської міської ради з найбільш запитуваних питань, а саме, присвоєння та зміна адреси, затвердження актів державної прийомки, про створення гаражних товариств та надання землі під будівництво гаражів, про створення садових товариств, про створення водоохоронних зон водозаборів, про створення житлово-будівельних кооперативів та на різну тематику (на сайті не розміщено).

2. Використання інформації документів НАФ.
У звітному періоді у відділі були розміщені інформаційні стенди з використанням копій документів і фотоматеріалів , присвячених до Дня пам’яті Героїв Небесної Сотні, Дня перемоги над нацизмом у Другій світовій війні, Дня Державного прапора, Дня незалежності, Дня Конституції України, Дня міста, Дня вшанування пам’яті загиблих.

Кількість запитів на отримання довідок та копій документів за 2024 рік склала 470 запитів, з них тематичних — 125, соціально-правового характеру – 281, майнових — 64; з них з позитивним розглядом — 375, з рекомендацією звернутися за місцем знаходження документів – 95.
Кількість виданих довідок на підставі отриманих запитів склала 780 шт.
Тематика виданих довідок соціально-правового характеру, що переважала у звітному році.

З таблиці видно, що у 2024 році від громадян надходили запити переважно про нарахування заробітної плати та підтвердження стажу роботи.

У поточному році разом зі спеціалістами Павлоградського відділу контрольно-перевірочної роботи №4 Управління контрольно-перевірочної роботи Головного управління Пенсійного фонду України в Дніпропетровській області відпрацьовано 104 зустрічних перевірок щодо видачі архівним відділом довідок для нарахування пенсійного забезпечення 166 громадянам (у 2023 році 99 перевірок щодо 158 громадян). Основна кількість довідок включала великі періоди роботи громадян по 20-30 років.
За період діяльності архівного відділу не надходило жодного нарікання на те, що порушуються конституційні права громадян на отримання інформації соціально-правового характеру.

Начальник відділу Лариса МАЛЮКОВА